A redução dos riscos e da incerteza sempre foi uma das grandes preocupações dos vendedores já que, em se tratando da concessão de um crédito com a promessa de um futuro pagamento, as probabilidades de tal fato não ocorrer são diretamente proporcionais ao volume de informações obtidas pela empresa no processo de análise de crédito.

Sua concessão, entretanto, deverá ser efetuada de maneira criteriosa, fornecendo segurança maior e menor risco a quem o concede. Sendo concedido de forma irregular poderá trazer sérios problemas à empresa, não só quanto ao retorno dos recursos investidos como também da solvência da própria empresa.

A ficha cadastral é ponto de partida para uma análise de crédito. Ela deve conter as informações que irão permitir a análise do crédito e a decisão da sua concessão.

A finalidade principal do cadastro é fornecer informações essenciais no processo decisório de crédito. Sem ele o analista não possuirá maior segurança em sua decisão de concedê-lo ou não. O conjunto das condições sob as quais a empresa efetua suas vendas a prazo constitui sua política de crédito.

Ela afeta a participação no mercado, o capital de giro, seu caixa e a sua rentabilidade. O principal efeito de uma política de crédito é seu impacto sobre a lucratividade da empresa. Ela será afetada pelos custos financeiros do capital de giro, pela rentabilidade das vendas e pelo percentual de perdas com devedores incobráveis.

Ao se analisar o crédito a ser concedido, o analista inicialmente deve ter como balizador de sua análise, a busca para a resposta das seguintes perguntas:

- O comprador pode pagar como se comprometeu?

- O comprador pagará a dívida?

- Quando o comprador pagará a dívida?

- Em que prazo?

- E se ele não pagar, como a empresa poderá cobrar?

A análise do crédito deve estar baseada em dados objetivos e subjetivos. Dados objetivos são os dados concretos obtidos documentalmente, ou seja, através dos dados comprovados e subjetivos são obtidos através de informações do mercado e da sensibilidade do analista de crédito.

As informações subjetivas deverão da mesma forma que as objetivas, serem analisadas com bastante atenção e critério. Os itens a serem analisados são conhecidos como os 4 C´s do crédito que são:

- Caráter: está relacionado a idoneidade atual e histórica do cliente na amortização de suas compras.

- Capacidade: é a capacidade do cliente em gerir a sua vida social e profissional. Deve-se avaliar sua estabilidade no emprego, sua qualificação e crescimento profissional.

- Capital: avalia-se a sua renda líquida através do seu contracheque. Não se deve considerar o rendimento bruto, pois sempre há descontos relativos compromissos assumidos ou outros eventuais débitos.

- Colateral: relacionado às garantias oferecidas pelos clientes para reforçar e complementar o crédito solicitado no caso de necessidade de reforço na segurança do crédito.

A inadimplência é fortemente influenciada pela má confecção do cadastro e por conseqüência, da insegura aprovação do crédito. Há inúmeros fatores que influenciam a inadimplência, tanto internos da empresa quanto externos.

Vejamos quais sejam:

- Falta de referências comerciais;

- Não comprovação dos dados;

- Análise de má qualidade;

- Falta de comprovação de outras rendas;

- Profissão indefinida ou instável;

- Não observação dos prazos de cobrança;

- Funcionários inadequados e despreparados;

- Falta de habilidade para negociação;

- Cliente efetua compra em nome de terceiros;

- Comprador vende a mercadoria para terceiros;

- Cliente muda-se ou evade-se;

- Comprometimento exagerado da renda;

- Desemprego.

A cobrança é o ato de realização do recebimento dos valores movimentados nas vendas à vista e a prazo que são realizadas pelas empresas. Estas devem buscar, de todas as formas, definir uma política de cobranças que agilize o retorno dos recursos alocados nas contas a receber de forma mais eficiente e eficaz.

Cada empresa, procurando criar condições melhores no processo de venda e de cobrança, deve estabelecer a sua política de cobranças e esta deverá ser de conhecimento de todas as pessoas envolvidas no processo, vendedores, analistas de crédito e demais funcionários, e em especial os clientes, para que, em conhecendo as condições de venda oferecidas, optem por uma das modalidades.

A área de cobrança é a responsável pela execução dessa política. As pessoas que nela atuam deverão ser bem treinadas, conhecer profundamente a sua área de atuação, seus procedimentos e normas bem como, deverão estar aptas a efetuar eventuais negociações com o intuito de agilizar o recebimento.

O telefone é uma ferramenta importante no processo de cobrança. Sua utilização depende de habilidade na condução do contato, permitindo obterem-se informações de forma imediata, a formação de perguntas, a negociação e um possível acordo.

O momento do contato telefônico é fundamental e a pessoa que o realiza deve estar preparada e conhecendo todas as informações relativas à conta que estiver sendo cobrada através de um registro apropriado.

Este registro deverá conter informe detalhado, tais como: nome completo do cliente, endereço, data de vencimento da parcela vencida, valor devido, número do telefone, melhor horário para contato, data da ligação, estratégia do contato e informações prestadas anteriormente pelo cliente.

Uma promessa de pagamento deverá ser obtida buscando-se definir: quanto, quando, de forma e para quem será efetuado.

Este acordo deverá ser confirmado ao cliente por escrito, de forma documental, registrando-o no arquivo para futuro acompanhamento. O período posterior ao contato é o de acompanhamento, monitorando a realização dos pagamentos acordados.

Paralelamente às medidas tomadas, deverá ser mantido contato com os avais garantidores buscando obter-se a liquidação da dívida, pois, em sendo avalistas, são solidários quanto ao pagamento do débito vencido.

Este contato poderá favorecer a liquidação por parte do devedor, pois, seguramente o avalista manterá contato com ele procurando ensejar o pagamento.

As Associações Comerciais possuem o Serviço de Proteção ao Crédito - SPC Estas associações e empresas de cadastro possuem informes de todos os protestos, ações judiciais e demais informes desabonadores ocorridos na sua região como também, por força de intercâmbio mantido com outras instituições do país todo, de outras cidades e regiões.

O registro negativo poderá ser efetuado, através de anotações, contra todas as pessoas, físicas e jurídicas, que não efetuem os pagamentos acordados na compra a prazo e financiamentos.

A negativação poderá ser efetivada imediatamente após o vencimento da dívida e não paga, porém após o aviso através de correspondência enviada ao cliente com a devida comprovação de recebimento.

O percentual de inadimplência existente na empresa deve ser acompanhado constantemente, o qual em conjunto com o controle de atraso, permitirá a elaboração de estratégias tanto na concessão do crédito quanto na política de cobranças.

A elaboração deste controle deve obedecer alguns parâmetros básicos:

- No seu cálculo deverão ser considerados no mínimo um período de 6 meses o que fornecerá um resultado mais realista;

- Considerar para efeito do cálculo apenas as contas que a empresa considerar totalmente perdida;

- Atrasos não são considerados, pois a sua cobrança ainda é possível.

Muitos aspectos interferem neste resultado tais como: ramo, sazonalidade das vendas, situação econômica da região e do país, concorrência, políticas de crédito e mercadológicas entre outras.

Cabe a cada empresa estimar qual seria o percentual ideal a ser atingido, a segurança na concessão do crédito e as medidas a serem tomadas contra os seus clientes inadimplentes.

A redução da inadimplência deve ser uma constante preocupação já que grande parte de seu Capital de Giro é alocado nas vendas a prazo. Sua redução é fundamental para a obtenção dos resultados positivos sempre buscados pelas empresas.

Fonte: Saiba Mais - Portal SEBRAE/PR